Zufriedenheit am Arbeitsplatz: Wie Vorlagensoftware diese mitgestaltet

Natur, Reisen, gutes Essen genießen und natürlich die Zeit mit Menschen verbringen, die einem am Herzen liegen: Das sind die wichtigsten Gründe, wenn es um die Faktoren „Glücklichsein“ und „Zufriedenheit“ im Leben geht. Emotionale Themen wie Glück und Zufriedenheit gewinnen darüber hinaus jedoch auch am Arbeitsplatz zunehmend an Bedeutung.

Zufriedenheit am Arbeitsplatz als Wettbewerbsfaktor

Der Faktor „Arbeit“ steht nicht unbedingt mit den wohligen Gefühlen, die viele Menschen mit den oben genannten Beispielen verbinden, in Einklang. Erst in den letzten zehn Jahren wird Zufriedenheit am Arbeitsplatz verstärkt als unternehmensinterner Faktor in Betracht gezogen.

Es hat sich dabei jedoch rasch herausgestellt, dass dieses Konzept eine größere Wichtigkeit hat, als ursprünglich oft angenommen wurde. Bei der Führung eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Teams sollte dieses Thema deshalb nicht unterschätzt werden, da es nicht zuletzt auch als Wettbewerbsfaktor am Arbeitsmarkt eine immer wichtigere Rolle spielt.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit – höhere Produktivität

Es gibt zahlreiche Gründe, um sich der Mitarbeiterzufriedenheit innerhalb eines Unternehmens anzunehmen. Ein wesentlicher Punkt aus wirtschaftlicher Sicht ist, dass eine direkte Korrelation zwischen der Arbeitszufriedenheit und der Produktivität von Mitarbeitenden besteht.

Fühlen sich Angestellte ausgeglichener, zufriedener, glücklicher und verfügen zudem über Strategien, um mit Stress besser umgehen zu können, sind sowohl die Qualität, als auch der Umfang ihrer Arbeitsleistung bedeutend höher. 

Zufriedenheit am Arbeitsplatz spart Kosten

Im Gegensatz dazu nehmen Output und Qualität ab, wenn Angestellte sich am Arbeitsplatz nicht wohlfühlen und überarbeitet sind. Damit eng in Zusammenhang steht auch die mentale Gesundheit. Aktuelle Statistiken belegen, dass immer mehr Menschen ihren Job aufgrund mentaler Gesundheitsrisiken verlassen oder infolgedessen mit langfristigen Krankenständen ausfallen. Dies hat für Unternehmen auch höhere Kosten zur Folge, die durch den Ausfall und/oder das Recruiting und Training neuer Mitarbeiter anfallen.

Zufriedene Mitarbeiter sind somit nicht nur produktiver, sondern bleiben dem Unternehmen auch längerfristig erhalten, was wiederum Kosten spart. Nicht zuletzt auch deshalb machen es sich zunehmend mehr Unternehmen zur Aufgabe, sogenannte „weiche Faktoren“ wie Mitarbeiterzufriedenheit in strategische Überlegungen mit einzubeziehen.

Die wichtigsten Faktoren der Mitarbeiterzufriedenheit

Was sind nun die wichtigsten Faktoren für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit? Neben einem sympathischen Kollegenkreis und Zusatzangebote durch die Firma – wie Sportmöglichkeiten, Teambuilding-Events oder Goodies in Bezug auf das Essensangebot – nennen Angestellte insbesondere sinnstiftende und spannende Aufgabenfelder, sowie flexible Arbeitsmodelle als wesentliche Punkte für ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Es geht damit also nicht nur um das Rundherum, wie Kollegen oder ein vergünstigtes Freizeit- und Speiseangebot. Ein wesentliches Element der Mitarbeiterzufriedenheit zielt auf die Tatsache ab, wie gearbeitet wird und wie das individuelle Arbeitsumfeld beschaffen ist. Zufriedenheit am Arbeitsplatz geht damit über die Persönlichkeit und Präferenzen des oder der Einzelnen weit hinaus. 

Mit Vorlagensoftware bleiben Arbeitsaufgaben interessant

Ein spannendes Aufgabenfeld impliziert, dass Arbeitsprozesse abwechslungsreich bleiben und sich langweilige Wiederholungsaufgaben auf ein Minimum reduzieren. Insbesondere im Dokumenten- und Schriftverkehr stehen repetitive Tätigkeiten leider oft an der Tagesordnung, da beispielsweise Verträge, Angebote oder Rechnungen händisch abgeändert oder die gleichen E-Mail-Texte wiederholt abgetippt werden müssen. Darüber hinaus muss meist auch manuell überprüft werden, dass rechtliche und designtechnische Aspekte korrekt eingehalten sind. 

Vorlagensoftware befreit Mitarbeitende firmenübergreifend von diesen Tätigkeiten, die nicht nur ein notwendiges Übel sind, sondern sich oft auch als mühselige und zeitintensive Aufgaben entpuppen. 

Mehr Freude am Arbeitsplatz dank Vorlagensoftware

Gleichzeitig reduziert Vorlagensoftware manuelle Fehler in Firmendokumenten auf ein Minimum. Sie sorgt damit nicht nur für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz, sondern auch für eine erhöhte Rechtskonformität von Dokumenten. Auch das firmenweite Corporate Design ist automatisch eingehalten, ohne dass Mitarbeitende sich groß darum kümmern müssen. 

Vorlagensoftware reduziert auch den IT Support, da ehemals komplexe Workflows stark vereinfacht sind und Mitarbeiter nicht nur selbständiger arbeiten, sondern wesentliche Informationen bei Bedarf – und je nach Berechtigung – auch unabhängig von IT updaten können. 

Über alle Abteilungen und Standorte hinweg können sich Mitarbeitende so auf ihre wesentlichen Kernaufgaben konzentrieren. Dadurch erhöht sich nicht nur die Motivation, sondern es sinken auch die operativen Kosten.

Vorlagensoftware reduziert Fehler und spart Kosten

Dank des zentralen Datenmanagements und einer übersichtlichen Ablage von Vorlagen sind die wesentlichen Templates im System rasch auffindbar. Aufgrund des umfassenden Berechtigungssystems hat jeder Mitarbeitende Zugriff auf genau jene Vorlagen, die er oder sie für die tägliche Arbeit benötigt. Die langwierige und mühselige Suche nach den richtigen Dokumenten, Brand-Vorgaben und Templates gehört damit der Vergangenheit an. 

Mitarbeitende arbeiten so nicht nur mit mehr Freude, sondern sind gleichzeitig auch fokussierter, weil zahlreiche Arbeitsabläufe mit Vorlagensoftware deutlich vereinfacht und automatisiert sind. Dies erhöht nicht zuletzt auch wiederum die Produktivität, von der das gesamte Unternehmen profitiert.

Vorlagensoftware unterstützt flexible Arbeitsmodelle

Flexible Arbeitsmodelle sind auch abseits von COVID-19 heute relevanter denn je. Aktuelle Umfragen und Studien weisen verstärkt darauf hin, dass Mitarbeitende sich nicht nur mehr zeitliche, sondern insbesondere auch mehr geographische Flexibilität beim Arbeiten wünschen. Individuelle Arbeitsmodelle, die sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientieren, haben starken Einfluss auf eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Diese hat wiederum eine erhöhte Zufriedenheit zur Folge, wovon Unternehmen aus den bereits genannten Gründen mittel- und langfristig stark profitieren.

Die Situation rund um Corona hat vielerorts gezeigt, dass die Annahme, Mitarbeitende seien im Home Office unproduktiver, meist ein Trugschluss ist. Die meisten Unternehmer und Arbeitgeber sind aktuell positiv überrascht, wie gut die Zusammenarbeit auch abseits des gewohnten Büroalltags funktioiert.

Dank SaaS ist die Arbeit in digitalen Teams, im Home Office oder über verschiedene Standorte hinweg heute keine Schwierigkeit mehr. Egal ob im Büro, zu Hause oder vor Ort beim Kunden: Ein einfacher Internetanschluss genügt, um einen kompletten Zugriff auf das gesamte Softwaresystem zu erhalten. Auch viele Vorlagensoftware-Hersteller bieten mittlerweile SaaS-Lösungen an – Aufschluss darüber gibt das vorlagen.software Produktverzeichnis!