Die meisten Template Management Systeme existieren für den großen Bereich der Textverarbeitung. Doch was muss eine gute Software alles “können”? Wie erleichtert Sie Ihnen die Arbeit, Verwaltung und Pflege von Word Vorlagen und anderen Templates für Textverarbeitung?
Hier verraten wir Ihnen zehn Voraussetzungen, die ein richtig gutes Vorlagensoftware-System in jedem Fall erfüllen sollte. Ziel ist es, die Ressourcen Ihres Unternehmens effizient einzusetzen. So sparen Sie wertvolle Kapazitäten und optimieren gleichzeitig Arbeitsprozesse.
1. Unterstützung unterschiedlicher Dokumentvorlagen
Die meisten Unternehmen erstellen heutzutage nicht nur einfache Briefe und E-Mails. Ein gutes Template Management System sollte deshalb viele verschiedene Vorlagen-Arten unterstützen. Die Rede ist z.B. von Briefumschlägen, Etiketten, Ordnerbeschriftungen, Verträgen oder Adressdeckblättern. Sie sind in einem öffentlichen Betrieb oder in einem Gewerbe mit speziellen Auflagen tätig? Dann sollte Ihr optimales Vorlagensystem auch Word Vorlagen für Bescheide, Verfügungen oder Zirkularbeschlüsse aufweisen. Verwendet Ihr Unternehmen Barcode-Kennzeichnungen? Auch dies kann eine Top-Vorlagensoftware bewerkstelligen.2. 100% Einheitlichkeit
Es geht um Ihre Marken und Brands. Egal ob Label, Schriftstück oder Briefkuvert: Eine Vorlagenlösung garantiert, dass Ihre Dokumente 100% einheitlich sind. Das Corporate Design Ihres Unternehmens wird auf allen Textverarbeitungs- und Word Vorlagen fehlerfrei dargestellt. Die aktuellen Brands und Logos stehen für Ihre Mitarbeiter auf Knopfdruck bereit. Resultat ist ein einheitliches Design ohne Formatfehler. Dabei ist es ganz egal, welcher Mitarbeiter ein Dokument ausstellt!3. Einfache Herstellung, Pflege und Support von Word Vorlagen
Ihre IT-Abteilung soll es so einfach wie möglich haben. Hat Ihr Unternehmen ein neues Logo? Ein gutes Vorlagensystem erlaubt es Ihrer IT, dieses auf Knopfdruck in allen Vorlagen zu ändern. Ihre Templates und Word Vorlagen werden so im Nu upgedatet. Dies sollte übrigens nicht nur Änderungen im Corporate Design umfassen: Auch bei Bürosoftware-Updates (z.B. neue Version von Microsoft Office) sollten alle Vorlagen rasch und einfach auf den letzten Stand gebracht werden können. Sparen Sie wertvolle IT-Kapazitäten, indem keine langwierigen Um- und Neuprogrammierungen mehr notwendig sind.4. Rollen- und Berechtigungssysteme
Jeder Mitarbeitende soll aus jeder Abteilung und von jedem Standort aus auf genau die Word Vorlagen zugreifen können, die er oder sie zur täglichen Arbeit braucht. Nichts ist überflüssig, alles bleibt übersichtlich. Deshalb hat ein Top-Vorlagensystem eine umfangreiche Profilverwaltung mit unterschiedlichen Berechtigungen. Diese ist auf einzelne Benutzer oder User-Gruppen gleichermaßen anwendbar. Freigaberegelungen für Unterschriften oder Personendaten sind in der Regel inkludiert.5. Zentrale und übersichtliche Verwaltung
Sie haben genug vom ewigen Suchen nach der richtigen Vorlage auf diversen Datenträgern? Mit dem Dokumentenchaos ist jetzt Schluss! Ein effizientes Vorlagensoftware-System sorgt für eine übersichtliche Verwaltung Ihrer Dokumente und Daten. Idealerweise werden einzelne Word Vorlagen pro Dokumenten-Art erstellt. Ihre Vorlagen sind in einem zentralen Register übersichtlich geordnet. So findet jeder Mitarbeitende die passende und korrekt formatierte (!) Vorlage, ohne lange danach zu suchen. Eine zentrale Datenverwaltung sorgt zudem dafür, dass kein Empfänger oder User doppelt gespeichert ist.6. Flexibles Datenmanagement
Daten (z.B. Empfängeradressen) sind idealerweise nicht nur zentral gespeichert. Auch sollen diese aus vielen verschiedenen Quellen leicht einzubinden sein. Dies betrifft Tabellensysteme wie Excel, aber auch CRM-Tools, eigene Datenbanken und andere firmenspezifische Systeme. Mit einer guten Vorlagenmanagement-Software können unterschiedliche Daten ganz einfach übernommen und/oder eingespielt werden. Ein flexibles Datenmanagement gilt auch für das Speichern Ihrer Dokumente. Zum Einen sollen diese intern je nach Berechtigung verfügbar sein. Darüber hinaus ist es wichtig, dass diese auch extern geteilt werden können. Verschiedene Lösungen bieten Optionen wie z.B. das Teilen über SharePoint, Cloud oder über ein DMS.7. Unterstützung von verschiedenen Dateiformaten
Stellen Sie Ihren Kunden verschiedene Schriftstücke in PDF, CSV oder anderen Formaten zur Verfügung? Der Support unterschiedlicher Dateitypen ist in jedem Fall ein Muss! Zusätzliches Extra: Einige Template Systeme unterstützen auch eine Anbindung an Outlook oder andere Email-Programme. So können Sie Ihre Dokumente über wenige Knopfdrücke rasch und einfach versenden. Im Idealfall wird dafür auch eine automatische Signatur – die nicht nur Ihre Kontaktdaten, sondern auch das einheitliche Corporate Design Ihres Unternehmens widerspiegelt – erstellt. Zusätzlich vorteilhaft ist eine Multi- oder Serienbrieffunktion zum Drucken Ihrer Dokumente.8. Mehrsprachigkeit
Agiert Ihr Unternehmen in einem internationalen Umfeld? Dann möchten Sie Ihre Software möglicherweise mehrsprachig nutzen und Word Vorlagen in unterschiedlichen Sprachen ausstellen. Wenn Ihr Unternehmen zudem an verschiedenen Standorten operiert, ist es notwendig, dass Ihre Software-Lösung hier mitzieht.9. Reduktion von manuellen Fehlern
Eine Vorlagensoftware unterstützt Ihre Mitarbeitenden bei der Minimierung manueller Fehler (z.B. Grammatik- und Flüchtigkeitsfehler). Eine automatische Rechtschreib- und Grammatikprüfung sollte deshalb in jedem Standard-Paket beinhaltet sein. Praktisch sind auch Textbausteine oder -module. Damit speichern Sie wiederholende Textpassagen ab. Bei Bedarf ist es möglich, diese in beliebige Word Vorlagen und Dokumente einzufügen. Dies reduziert nicht nur Fehler, sondern erspart auch das langweilige Abtippen ein und derselben Texte. Die meisten Textmodule erlauben übrigens auch das Einfügen von anderen Elementen (Bilder, Tabellen) in solche Module. Manche Lösungen unterstützen auch mehrsprachige Textbausteine.10. Einfache und intuitive Bedienung
Neben den (firmen-)technischen Anforderungen ist dies der wichtigste Punkt: Eine einfache und intuitive Bedienung lässt alle Mitarbeiter von einer Vorlagensoftware profitieren. Sie vereinfacht komplizierte Workflows und macht langweilige, sich wiederholende Arbeitsprozesse redundant. Im Idealfall steigt so auch der Spaß an der Arbeit, während Ihren Mitarbeitenden gleichzeitig mehr Zeit für Kernaufgaben bleibt. Und davon profitiert natürlich auch Ihr gesamtes Unternehmen. Noch mehr Vorteile gefällig? Dann lesen Sie hier weiter! Sie wollen weitere Dinge wissen? Teilen Sie Ihre Fragen mit uns unter willkommen@vorlagen.software.Word Vorlagen & Textverarbeitung: 10 Tipps für Ihre ideale Vorlagensoftware