Vorlagenverwaltungssysteme: Vorteile für Ihr Unternehmen

Für welche Unternehmen sind Vorlagenlösungen geeignet?

Vorlagensoftware-Systeme ergänzen reguläre Office-Produkte oder andere Lösungen zur Dokumenterstellung. Sie  kommen insbesondere in mittelständischen bis größeren Unternehmen und Betrieben zum Einsatz. Ziel ist eine firmen- und standortweite Bereitstellung von personalisierten Standarddokumenten bei Einhaltung der Corporate Identity. Dies garantiert, dass alle Mitarbeiter unternehmenskonforme Briefe, Angebote, Statistiken oder Email-Signaturen verwenden. Lästige Fehler in Format, Design und sogar Text werden damit praktisch aus der Welt geschafft. Deshalb sind Vorlagenlösungen auch für öffentliche Behörden und Unternehmen mit speziellen Voraussetzungen (z.B. Anwaltskanzleien) eine tolle Sache. Denn sie garantieren, dass offizielle Schreibstücke zu 100% konform sind – und dies mit stark reduziertem Aufwand.

Was ein Vorlagenverwaltungssystem auszeichnet

In der Regel werden die Vorlagen an zentraler Stelle gepflegt und sind so für alle User zu jedem Zeitpunkt automatisch auf dem neuesten Stand. Dies spart vor allem im IT-Bereich Ressourcen, da das oft langwierige Erstellen, Updaten und Pflegen von individuell programmierten Vorlagen hinfällig wird. Arbeitsprozesse werden auch in anderen Abteilungen vereinfacht oder sogar irrelevant. Ein gutes Vorlagenverwaltungssystem zeichnet sich durch eine intuitive Bedienung aus. Dies garantiert eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und Freude im Umgang mit der (neuen) Software.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

Ein Vorlagenverwaltungssystem schafft Ordnung in Ihrem Dokumentenwesen. Effizientere Workflows, sowie Ressourcen- und Kostenersparnis sind auf den ersten Blick die großen Vorteile. Um dies zu gewährleisten, umfasst eine gute Vorlagenlösung im Idealfall die folgenden Features:

• personalisierte Standardvorlagen
• korrekte Darstellung der Corporate Identity auf allen Dokumenten und Vorlagen
• zentrale Verwaltung von Stammdaten
• Fehlerreduktion in Design, Format und/oder Text
• Ressourcenersparnis in der IT durch einfaches Updaten, Pflegen und Ändern von Vorlagen
• keine Neuprogrammierungen bei Softwareänderungen (wie z.B. bei MS Office Updates) notwendig
• erleichterte Bedienung komplexer Anwendungen (z.B. in Exel)
• standardisierte Dokumente für unterschiedliche Brands, Organisationseinheiten oder Standorte
• verschiedene Dokumentsprachen für international agierende Betriebe
• Berechtigungssysteme für Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter
• Schnittstellen zu Datenbanken, CMS und Online-Tools
• Möglichkeit von App- oder Cloud-Lösungen
• vereinfachtes Marketing (z.B. durch automatisierte eMarketing-Kampagnen)
• verbessertes Zeitmanagement durch optimierte Workflows

Die Schwerpunkte können je nach Produkt und Hersteller sehr unterschiedlich ausfallen. Im Produktverzeichnis finden Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Anbietern.