Eine automatische Vorlagensteuerung bietet Anwaltskanzleien nicht nur ein standardisiertes Dokumentenwesen, sondern erhöht auch die Rechtssicherheit von Verträgen, Briefen und sensiblen Dokumenten. Damit gehören fehlerhafte Schriftstücke, veraltete Kontaktdaten oder falsche Formulierungen bei Gesetzesänderungen in Verträgen und anderen Dokumenten der Vergangenheit an.
Wenn Sie sich im zunehmenden Wettbewerb durchsetzen wollen, lohnt sich ein Blick auf die Vorteile, die Ihnen Vorlagensoftware in Bezug auf die Wissensverwaltung, Rechtssicherheit und Repräsentation Ihrer Leistungen bietet.
Sichern Sie Ihr Wissen mit Hilfe einer Vorlagensteuerung
Die Rechtswissenschaft ist eine wissensbasierte Industrie. Sie existiert und wirtschaftet auf der Grundlage von Rechtswissen, wobei sich die Gesetze und Anforderungen regelmäßig ändern. Die Rechtssicherheit einer Anwaltskanzlei hängt demnach stark von der Aktualität des kollektiven Wissens ab. Dieses setzt sich aus der individuellen Expertise eines jeden einzelnen Mitarbeitenden zusammen. Je effizienter die aktuelle Wissensvernetzung funktioniert, umso mehr Rechtssicherheit bieten Sie gleichzeitig auch Ihren Klienten.
Generell ist es allerdings sehr zeitaufwändig, das relevante Wissen einzelner Mitarbeiter mit Kollegen zu teilen und alle Angestellten ständig auf dem neusten Stand zu halten. Der verbreitete Weg, relevante Informationen per E-Mail an Kollegen weiterzuleiten, birgt Risiken. Denn wichtiges Wissen verliert sich schnell in der Masse oder geht an den zuständigen Mitarbeitern vorbei. Eine automatisierte Vorlagensteuerung bündelt die Expertise und macht diese dem gesamten Team einfacher und besser zugänglich.
Vorlagensoftware: weniger Zeitaufwand – weniger Fehler
Das kollektive Wissen Ihres Unternehmens wird über zentralisierte Vorlagen und Textbausteine an einem einzigen Ort verwaltet. Steht beispielsweise die Änderung einer Vertragsformulierung ins Haus, muss diese nur an der zentralen Stelle einmal upgedatet werden. Im Anschluss daran sorgt Vorlagensoftware automatisch für die Verteilung an alle Anwender.
Mitarbeitenden stehen so die aktuellsten Informationen in allen Vorlagen jederzeit korrekt zur Verfügung. Fehler reduzieren sich deutlich, da Angestellte sensible Formulierungen in Briefen, Verträgen und anderen Schriftstücken nicht mehr manuell ändern müssen. Persönliche Daten eines Klienten oder fallspezifische Informationen werden automatisch aus der Datenbank importiert. Das wiederkehrende Updaten und Informieren von Teamkollegen entfällt damit.
Mehr Sicherheit für Ihre Kanzlei
Beim Erstellen von Angeboten, Verträgen oder Prozessschriftsätzen arbeiten Sie täglich mit hochsensiblen und komplexen Informationen. Vorlagensoftware hilft Ihnen dabei, diese zu schützen und ein hohes Maß an Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Erfolgt ein Update durch einen autorisierten Anwender, aktualisiert die Vorlagensteuerung diese Informationen oder Daten bei allen Anwendern innerhalb von Sekunden. Inkorrekte Duplikationen von Dokumenten sind praktisch nicht mehr möglich und das Löschen verschiedener Versionen lässt sich so vermeiden. Mitarbeitende und Klienten können sich darauf verlassen, dass Dokumente oder einzelne Formulierungen immer aktuell und korrekt sind.
Mehr Flexibilität mit einer Vorlagensteuerung auf SaaS-Basis
Global auf Daten zugreifen zu können wird heutzutage immer wichtiger und ist in vielen Fällen bereits der Standard. Eine automatisierte Vorlagensteuerung in Form einer SaaS-Lösung macht Digitalisierungsprozesse nicht nur mit geringem Aufwand möglich, sondern bietet dafür auch eine sichere Lösung.
Der gesamte Datenverkehr zwischen Webserver und Browser findet über eine sichere SSL Verschlüsselung statt. Sensible Daten und Kundeninformationen sind deshalb auch dann sicher, wenn der Zugriff von unterwegs oder einem entfernten Standort aus erfolgt.
In einem Notfall können Sie so kurzfristig von überall aus reagieren und auch die Arbeit im Home Office oder von anderen Standorten aus – wie z.B. beim Klienten vor Ort – ist unproblematisch möglich. Diese Flexibilität erlaubt eine Anpassung an moderne und individuelle Arbeitsumfelder, ohne dass Sie dabei auf die Sicherheit Ihrer Daten verzichten.
Standardisierte Dokumente in Text, Bild und Design
Der moderne Mensch bewegt sich heute überwiegend in designorientierten Umgebungen. Dies bedeutet, dass Klienten es gewohnt sind, sich mit gut verständlichen und ansprechend gestalteten Inhalten auseinanderzusetzen. In der Rechtswelt ist dies nicht immer einfach zu bewerkstelligen, da es sich bei Gesetzen oder Verträgen oftmals um komplexe Schriftstücke handelt, bei denen jedes Detail stimmen muss.
Und doch gilt auch für Anwaltskanzleien: Um im Wettbewerb mithalten zu können, müssen Inhalte trotz hoher Komplexität so nutzerfreundlich und ansprechend wie möglich präsentiert werden. Eine gute Vorlagensteuerung berücksichtigt dies und vereinfacht das Erstellen von einheitlichen, korrekten und designtechnisch standardisierten Dokumenten.
Eine professionelle und einheitliche Repräsentation Ihrer Leistungen
Egal welche oder wie viele Mitarbeitende ein Dokument erstellen und bearbeiten: Das Corporate Design und Layout ist dank standardisierter Vorlagen gesichert. Die automatische Einhaltung von Style-Guidelines, Dokumentformatierungen und einzelnen Textpassagen sorgt dafür, dass das mühsame Überprüfen und Recherchieren für Sie und Ihre Mitarbeiter nicht mehr notwendig ist. Stattdessen konzentrieren sich Angestellte auf das Einbringen ihrer Expertise.
Gleichzeitig präsentieren Sie Ihren Klienten dank Vorlagensoftware alle Leistungen in einer einheitlichen und professionellen Qualität. Der Aufwand für manuelle Updates entfällt und menschliche Fehler sowie die damit verbundene Frustration über unerwartet zeit- und geldaufwändige Prozesse ist deutlich reduziert.
Mit einer Vorlagensteuerung sind Sie nicht mehr länger von fehlerhaften Vorlagen und ineffizienten Arbeitsprozessen betroffen, die Ihr Unternehmen schnell viel Geld kosten können. Vorlagensoftware führt zu mehr Effizienz durch optimierte Workflows, was sich oftmals auch in einer höheren Mitarbeitenden– und Klientenzufriedenheit widerspiegelt.
Sie haben eine Frage zu Vorlagensoftware-Systemen? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme unter willommen@vorlagen.software!