Es ist nicht immer leicht, die unternehmensweite Corporate Identity korrekt und fehlerfrei auf allen Dokumenten darzustellen. Wenn Management und Mitarbeitende das Corporate Design auf Präsentationen, Statistiken oder wichtigen Schriftstücken manuell anpassen, stehen Fehler leider oft an der Tagesordnung. Dies frustriert nicht nur Ihre Kunden, sondern auch das Marketing-Team. Brands sind verwässert und der Wiedererkennungswert, sowie die Reichweite Ihrer Marken sinken.
Mit einer Vorlagenlösung lassen sich solche Risiken deutlich reduzieren, da viele Prozesse automatisiert über eine Software abgewickelt werden. Dies verhindert nicht nur unnötige Fehler, sondern spart Ihrem Unternehmen auch wertvolle Arbeitszeit.
Hier verraten wir Ihnen 5 Gründe, wie und warum Vorlagensoftware Ihre Marketing-Aktivitäten vereinfacht.
1. Korrekte Darstellung von Designs, Brands und Logos
Jeden Tag produzieren verschiedene Firmenstandorte, Abteilungen und Mitarbeitende unzählige Dokumente. Wenn diese händisch bearbeitet oder upgedatet werden, kann es schnell passieren, dass die Corporate Identity nicht immer korrekt ist. So verwässern sich die firmeneigenen Marken und die Wiedererkennung ist nicht mehr kontinuierlich gesichert.
Eine Vorlagenlösung sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter firmenweit nur die aktuellsten und konformen Vorlagen verwenden. Diese sind großteils automatisiert, weshalb Flüchtigkeitsfehler in Logos, Designs oder auch auf Briefköpfen einfach nicht mehr vorkommen.
2. CI/CD-konforme Dokumente in Echtzeit
Mit einer Vorlagenlösung können Dokumente flexibel angepasst werden. Berechtigte Mitarbeiter (z.B. die IT-Abteilung, das Marketing oder Compliance Manager) erledigen Änderungen im Corporate Design meist in ein paar einfachen Arbeitsschritten. Innerhalb weniger Sekunden stehen die aktuellen Änderungen dem gesamten Unternehmen zur Verfügung. Dabei ist es ganz egal, ob Sie an ein und demselben Unternehmensstandort tätig sind oder an verschiedenen Örtlichkeiten agieren.
Die Aktualität des gesamten Dokumentenwesens wird deutlich erhöht, da Vorlagensoftware das Zirkulieren von veralteten Brands oder falschen Formatierungen und Designs verhindert.
3. Vereinheitlichte, aber individualisierte Dokumente
Das Corporate Design lässt sich mit Vorlagensoftware optimal vereinheitlichen. Gleichzeitig sind alle mit einer Vorlagenlösung erstellten Dokumente auch individualisiert. Dies bedeutet, dass sie auf jeden einzelnen Mitarbeitenden personalisiert sind. Auf einem Dokument – wie z.B. einer Offerte oder einem Brief – sind in diesem Fall die Kontaktdaten des jeweiligen Bearbeiters dargestellt.
Hat eine Assistentin die Berechtigung, im Namen eines Managers ein Dokument oder eine E-Mail zu versenden? Auch das lässt sich mit einer guten Vorlagenlösung ganz einfach auf Knopfdruck erledigen. Denn die Software beinhaltet unterschiedliche Berechtigungssysteme und Unterschriftenregelungen, die sich auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lassen.
Sowohl firmenintern, als auch bei Ihren Kunden ist so auf einen Blick klar, wer in Ihrem Unternehmen die richtige Ansprechperson ist. Logos, Designs und Marken bleiben unangetastet und sind zu jedem Zeitpunkt einheitlich und aktuell.
4. Eine Vorlagenlösung kann automatisierte eMarketing-Initiativen unterstützen
Diese Funktion bietet nicht jede Vorlagensoftware, weshalb Sie sich vorab darüber informieren sollten: Manche Vorlagenlösungen ermöglichen die Bereitstellung von datums- oder zeitgesteuerten Werbezusätzen und Kampagnen.
Sie möchten ein bestimmtes Produkt saisonal bewerben oder Ihre Kunden über einen Messeauftritt informieren? Dann können Sie Ihren Briefen oder E-Mail-Signaturen diese und andere Informationen als Zusatz beifügen. Für verschiedene Vorlagen lassen sich im Normalfall auch unterschiedliche Zusätze definieren. Eine Kampagne wird am vorab vereinbarten, finalen Datum dann automatisch wieder ausgeblendet.
5. Einheitliche Dokumente und Designs in unterschiedlichen Sprachen
Ist ihr Unternehmen international tätig? Dann sollte Ihr Dokumentenwesen in unterschiedlichen Sprachen verfügbar sein. Mit einer guten Vorlagenlösung lassen sich Briefköpfe, Kontaktinformationen, Logos oder auch Textmodule ganz einfach übersetzen und ändern. Mitarbeitende können die Sprache in der Regel mit einem einfachen Mausklick wechseln und auf den jeweiligen Empfänger oder Firmenstandort anpassen.
Natürlich ist es auch möglich, unterschiedliche Marken oder Designs für verschiedene Standorte zu hinterlegen. Sobald die Informationen ein Mal korrekt im System vorhanden sind, werden Fehler praktisch ausgeschlossen. Ihr internationales Marketing lässt sich so effizienter streamlinen.
Vorlagensoftware gibt es nicht nur für Textdokumente und E-Mails, sondern auch für Präsentationen oder Statistikprogramme. Lernen Sie mehr auf dem vorlagen.software Blog!