Die tagtägliche Arbeit im Büro erweist sich manchmal als eintönig. Wenn z.B. ähnliche Textpassagen für Dokumente immer wieder neu eingetippt werden müssen, kann dies für Mitarbeitende ganz schön langweilig sein. Es ist nicht verwunderlich, dass bei nervigen Wiederholungsarbeiten auch die Aufmerksamkeitsspanne abnimmt.
Textbausteine sorgen für weniger Fehler
Werden alte Dokumente – wie z.B. Offerte, Verträge oder Rechnungen – dupliziert und händisch upgedatet, schleichen sich schnell Fehler ein. Vertragspassagen sind plötzlich rechtlich veraltet. In Ihrer Rechnungslegung häufen sich falsche Beträge oder Daten.
Dies zieht nicht nur erhöhten Korrektur- und Arbeitsaufwand mit sich. Fehlerhafte Informationen auf wichtigen Dokumenten können neben Kundenbeschwerden auch zu erheblichen finanziellen und rechtlichen Problemen für Unternehmen führen.
Um diese und ähnliche Risiken zu reduzieren, beinhalten die meisten Vorlagensysteme eine Funktion für Textbausteine und Textmodule (auf Englisch meist “snippets” genannt).
Wiederholte Textpassagen lassen sich auf Knopfdruck einfügen
Textbausteine ermöglichen, dass Mitarbeitende gleiche oder sich wiederholende Inhalte einem Dokument rasch und einfach hinzufügen können. Dies betrifft Textabschnitte z.B. in Briefen, Angeboten oder Verträgen, aber auch wiederkehrende Bilder (z.B. Anfahrtswege) oder Medienelemente. Diese lassen sich meist mit wenigen Knopfdrucken oder Mausklicks in Ihr Dokument einfügen. Das Design der Elemente wird dabei automatisch an die firmenspezifischen Vorgaben angepasst.
Auch lassen sich Textbausteine von berechtigten Mitarbeitern meist relativ einfach pflegen. Ein IT-Support ist dafür nicht unbedingt vonnöten.
Textbausteine werden einfach erstellt und gepflegt
In der Regel können Textbausteine von Mitarbeitern innerhalb kurzer Zeit angelegt und verschiedenen Dokumenten hinzugefügt werden. Bei Bedarf lassen sich die Module von Abteilungen oder Organisationseinheiten auch gemeinsam verwalten und anwenden.
Manche Vorlagensoftware-Lösungen bieten eine Textbaustein-Funktion in multiplen Sprachen. Sie möchten Ihr Vorlagenmanagement international nutzen? Dann empfiehlt es sich, darauf zu achten, dass Ihre Textmodule mehrsprachig bedienbar sind.
Im besten Fall lassen sich Textbausteine direkt von einer Sprache in die andere übersetzen ohne dafür vom firmeninternen IT-Support abhängig zu sein.
Textbausteine gibt es auch für E-Mail-Programme
Je nach Lösung können Snippets nicht nur für Textprogramme (z.B. Word), sondern auch für den E-Mail-Verkehr in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Eine gute Vorlagenlösung sorgt dafür, dass sich Ihre Textbausteine somit auch in elektronischen Korrespondenzen leicht und einfach verwenden lassen.
Vorlagensoftware hat viele Vorteile
Textbausteine steigern die Effizienz in Ihrem Unternehmen und sparen wertvolle Arbeitszeit. Operative Arbeitsprozesse sind automatisiert und vereinfacht. Gleichzeitig hebt sich auch die Laune im Büro, da zermürbende und langweilige Arbeitsprozesse nicht mehr notwendig sind.
Manuelle Fehler reduzieren sich drastisch. Die Rechtssicherheit und Korrektheit von Daten und Informationen in Ihren Dokumenten steigt.
Vorlagensoftware gibt es für Programme im Bereich Textverarbeitung, Statistiken, E-Mails und Präsentationen. Warum sich ein Template Management System für Ihr Unternehmen auszahlen kann, lesen Sie hier!