Fehler in Vertragsklauseln oder falsche Informationen in Angeboten: Beinahe jedes Unternehmen kennt solche Fehler, die nicht nur Nerven, sondern auch viel Geld kosten können.
Template Systeme schaffen Abhilfe und stärken darüber hinaus Marken, Brands und den gesamten Unternehmensauftritt. Lesen Sie hier, welche Vorteile Vorlagensoftware in den Bereichen Qualitätssicherung, Brand Management und Recht für Sie bereithält.
1. Einhaltung firmenweiter Vorgaben
Template Systeme unterstützen Unternehmen bei der Etablierung einer firmenweit gültigen Managementstrategie. Sie sorgen dafür, dass diese über alle Standorte und Außenstellen hinweg eingehalten wird.
Nicht nur die gesamte Corporate Identity, sondern auch Designs und textliche Formulierungen – z.B. in Verträgen, Briefen oder Offerten – sind größtenteils standardisiert und automatisiert. So werden viele Fehler bereits dort eingedämmt, wo sie normalerweise passieren.
2. Erhöhte Rechtssicherheit
Rechtliche Fehler in sensiblen Dokumenten bergen für Unternehmen nicht nur viel Ärger, sondern auch große finanzielle Risiken. Deshalb verfügen Template Systeme in der Regel über eine zentrale Steuerung von Vorlagen, Daten, Designs und Formulierungen. Dadurch erhöht sich die Rechtssicherheit Ihres Dokumentenwesens, da Mitarbeitende von jedem Standort aus auf die korrekten und aktuellsten Informationen und Wordings zugreifen. So reduziert sich nicht nur das Risiko rechtlich inkorrekter Formulierungen, sondern auch das Problem falscher Designs und anderer Vorgaben.
Synchronisierungen werden automatisch durchgeführt und Template Systeme verteilen aktualisierte Vorlagen in kürzester Zeit über das gesamte Unternehmen.
3. Template Systeme stärken Ihren Unternehmensauftritt
Vorlagensoftware unterstützt nicht nur die Einhaltung von rechtlichen, gesetzlichen oder ethischen Vorgaben. Auch im Bereich Brand Management bieten Template Systeme viele Vorteile, indem sie für eine kontinuierliche Einhaltung der Corporate Identity sorgen.
Die einzelnen Bestandteile Ihres Brand Managements – wie Logos, firmenspezifische Farben und Formatierungen, Marken oder Designs – sind normalerweise an zentraler Stelle im System gespeichert und werden dort gepflegt. Die automatische Verteilung erfolgt ebenfalls zentral an alle Anwender je nach Berechtigung. Verwässerungen Ihres Brandings reduzieren sich so wie von selbst und Ihr Unternehmen tritt gestärkt in den Vordergrund.
4. Template Systeme reagieren flexibel auf Veränderungen
Template Systeme unterstützen Sie dabei, dass Ihr Unternehmen rasch auf Veränderungen reagieren kann und flexibel bleibt. Denn Datenschutz, digitaler Wandel und kontinuierliche technologische Entwicklungen sind dafür verantwortlich, dass z.B. auch rechtliche Vorgaben steten Änderungen unterworfen sind.
Für Mitarbeitende von Rechtsabteilungen, aber auch für Qualitätssicherungs- und Compliance-Teams birgt dies ein hohes Frustrationspotenzial. Denn es erscheint oft unmöglich, bei den ständigen Veränderungen am Ball zu bleiben und gleichzeitig die Zirkulation von veralteten Formulierungen in rechtswirksamen Dokumenten, Arbeitsverträgen und anderen Dokumenten zu unterbinden. Dieser Prozess gestaltet sich nicht nur als mühsam, sondern auch als sehr zeitintensiv.
Template Systeme sorgen dafür, dass Vorlagen nur ein einziges Mal zentral upgedatet werden. Dies spart arbeitsintensive Workflows komplett ein und verringert darüber hinaus die Fehlerhäufigkeit.
5. Effiziente Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
Die meisten Template Systeme unterstützen Prozesse, bei welchen berechtigte Anwender auf Wunsch Vorlagen, Wordings oder Daten eigenständig updaten und rechtskonform halten können. Somit verbleibt die Verantwortlichkeit bei jenen Mitarbeitenden, die tatsächlich für einen bestimmten Bereich zuständig sind und über die richtigen Kompetenzen verfügen. Auch dadurch erhöht sich die Rechtssicherheit und Aktualität Ihres Dokumentenwesens, da autorisierte und befähigte Anwender die korrekten Updates selbständig durchführen können.
Die automatische Synchronisierung durch Template Systeme berücksichtigt die individuellen Berechtigungen eines jeden Anwenders. So ist garantiert, dass Mitarbeiter Zugriff auf akkurat jene Vorlagen haben, die sie zur Verrichtung ihrer täglichen Arbeit auch tatsächlich benötigen.
Vorlagensoftware hat nicht nur Vorteile für Recht, Compliance und Brandmanagement, sondern für alle Bereiche Ihres Unternehmens. Die konkreten Benefits für Ihr Marketing können Sie hier nachlesen! Sie haben eine Frage zu Template Systemen? Kontaktieren Sie uns dazu unter willkommen@vorlagen.software!