Wie IT und Marketing mit einem Template System gemeinsam profitieren, lesen Sie in diesem Artikel.

Gastbeitrag von Helene Roselstorfer, OneOffixx

Im Firmenalltag ist es oft so, dass die einzelnen Teams separat arbeiten und in sich geschlossene Einheiten bilden. Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor?

Marketing und IT: Gegeneinander statt miteinander

Einerseits gibt es das IT Department, dessen Ziel die maximale Unterstützung von wirtschaftlichen Prozessen durch IT-Systeme ist. In der Regel sind IT-Projekte langfristig gestaltet und unterliegen einer sorgfältigen Planung. So ist garantiert, dass in neuen Projekten möglichst zeit- und kosteneffizient gearbeitet wird. Kreatives Wirrwarr und spontane Änderungen sorgen in der IT für Unruhe und ihnen wird daher oft mit Ablehnung begegnet.

Auf der anderen Seite steht das Marketing-Team: Kreativität und spontanes Reagieren auf Marktbedürfnisse haben hier höchste Priorität. Der Auftritt nach außen tritt in den Vordergrund, während die technische Umsetzung im Hintergrund für Marketing-Beauftragte eher unwesentlich ist. In der Marketing-Umgebung zählt, dass Prozesse reibungslos funktionieren und spontane Änderungen jederzeit durchführbar sind.

„Miteinander statt gegeneinander“ als Erfolgsstrategie für Unternehmen

Es ist somit nicht überraschend, dass Marketing- und IT-Abteilungen in einem Unternehmen manchmal scheinbar gegeneinander und nicht unbedingt miteinander agieren. Beide Bereiche stellen den Anwender bzw. Endkonsumenten in den Fokus, jedoch gibt es unterschiedliche Bedürfnisse. Die Anforderungen der einen Abteilung stoßen im anderen Team mitunter auf Unverständnis. Es gibt war zwar dasselbe Ziel, jedoch sind die Wege zur Zielerreichung oft konträr. 

Der Erfolg eines Unternehmens lässt sich jedoch nicht am Einzelergebnis der unterschiedlichen Abteilungen messen. Denn ein Unternehmen agiert abteilungsübergreifend. Ein gemeinsames Miteinander ist dafür Voraussetzung, weshalb Prozesse der Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen durch das Management gefördert werden sollten. 

Ein Unternehmen ist dann erfolgreich, wenn alle Abteilungen, Bereiche und Mitarbeitende im Einklang interagieren. Als Beispiel dafür fungieren Projekte im Bereich „Corporate Identity“. Für Marketing ist dabei wesentlich, dass die CI über ein ansprechendes Design verfügt, das einen hohen Wiedererkennungswert hat. So lässt sich der Firmenauftritt nach außen perfekt in Szene setzen. Die Optik steht aus Marketing-Sicht im Vordergrund. Anwenderfreundlichkeit ist dabei eher unwesentlich.

IT vs. Marketing am Beispiel eines CI-Projekts

Eine einseitige Sichtweise kann im Firmenalltag zu unerwarteten Problemen führen:

  • Die CI lässt sich nicht immer korrekt und einheitlich auf allen Firmendokumenten (wie Verträge, Excel-Kalkulationen, Firmenpräsentationen, Plakate, E-Mail-Signaturen…) darstellen. Da Mitarbeitende die meisten Änderungen händisch durchführen müssen, gibt es unzählige Fehlerquellen. Formatfehler und fehlende Updates von Informationen in Dokumenten sind an der Tagesordnung.
  • Die CI funktioniert nicht auf allen unterstützten Benutzer-Clients oder ist nicht überall vorhanden.
  • CI-Updates sind nur mit großem finanziellen und/oder personellen Aufwand durch IT oder einen externen Lieferanten möglich.
  • Das Ändern von Firmendaten (wie Namen der Geschäftsführer, neue Adressen, neue Standorte, Wechsel des Bearbeiters etc.) auf allen Vorlagen ist komplex und zeitaufwändig. Eine rasche und komplette Verteilung der Neuerungen auf alle Arbeitsplätze lässt sich nicht immer reibungslos durchführen und/oder nimmt viel Zeit in Anspruch.
  • Bei einer Migration auf eine neue Office-Generation lassen sich die bisherigen Dokumentvorlagen nicht mehr verwenden.

Dies sind Aspekte, die von Marketing-Teams im Rahmen eines CI-Projekts mitunter nicht berücksichtigt oder vernachlässigt werden.

Für IT ist es oft frustrierend, wenn Hunderte von Firmenvorlagen ständig upgedatet werden müssen. Darüber hinaus rückt In der IT die Anwenderfreundlichkeit in den Vordergrund, jedoch geht diese mitunter auf Kosten der Kreativität. Da spontane Änderungen bei der Entwicklung eines IT-Projekts meist nicht eingeplant sind, ergeben sich in solchen Fällen oft Zeitverzögerungen. Dies führt meist auch einen erhöhten Kosten- und Zeitaufwand mit sich. Eine weitere Gefahr ist eine durch kurzfristige Änderungen verursachte verringerte Außenwirkung, welche die Bemühungen der Marketingabteilung mitunter im Sand verlaufen lässt. 

Wie ein Template System CI-Projekte zum Erfolg führt

Arbeiten IT und Marketing beim Thema CI bereits in der Konzeptionsphase eng zusammen, lassen sich nicht nur bessere, sondern nachhaltigere und vor allem (kosten-)effizientere Resultate erzielen. Ein bewährtes Template System ist dabei eine wertvolle Unterstützung. Es berücksichtigt nicht nur die unterschiedlichen Bedürfnisse von Abteilungen, sondern vereinfacht den Prozess der Zusammenarbeit. Welche Vorteile ein Template System für IT hat, können Sie hier nachlesen. Über die konkreten Benefits für Marketing lesen Sie in diesem Artikel.

Ein gut durchdachtes Template System deckt fast alle Notwendigkeiten, die sowohl von Marketing-, als auch von IT-Seite gefordert sind, ab. Viele Prozesse sind zudem automatisiert, was bei den täglichen Workflows zu großen Erleichterungen führt.

Die verhältnismäßig geringen Mehrkosten bei Projektbeginn machen den Aufwand schnell wett: Das erfreuliche Ergebnis beinhaltet nicht nur eine Reduktion des (internen oder externen) Aufwands. Auch ist die Kompatibilität und Aktualität von Vorlagen deutlich erhöht. Die intuitive Bedienung, sowie eine drastische Reduktion der Total Cost of Ownership über die gesamte Einsatzdauer der Software hinweg sprechen ebenfalls für den Einsatz eines Template Systems.

Ein Template System automatisiert Prozesse und spart Kosten

Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass nicht nur die Folgekosten für die Vorlagenpflege, sondern auch die dafür notwendige, zeitintensive Arbeit in der IT von Anfang an eliminiert werden. Gleichzeitig werden kurzfristige Anpassungen der CI, sowie die Einführung von neuen Standorten, Logos oder Unternehmensdaten jederzeit rasch und einfach bewerkstelligt. Diese können auf Wunsch sogar direkt von Berechtigten der Fachabteilungen durchgeführt werden.

Ein Template System stellt Updates von Daten oder Designs automatisch zur Verfügung. Zum gewünschten Zeitpunkt werden diese entweder flächendeckend oder bei Bedarf auch nur an bestimmte Organisationseinheiten verteilt. Durch die zentralen Datenverwaltung und dank hilfreicher Textbausteinen reduziert sich die Anzahl der notwendigen Templates deutlich und eine eine bessere Übersichtlichkeit bleibt bestehen.

Alle mit einem Template System erstellten Dokumente sind in der Regel personalisiert. Auch mehrsprachige Briefe, Präsentationen oder Statistiken lassen sich mit einem Top-Vorlagensystem rasch und einfach kreieren.

Ein Template System macht Teams gemeinsam erfolgreicher

Ein Template System trägt dazu bei, dass eine nachhaltige und kosteneffiziente Win-Win-Situation für Marketing, IT, sowie für alle Anwender unternehmensweit etablieren wird. So stärkt sich auch der Zusammenhalt der verschiedenen Organisationseinheiten und eine gute Teamarbeit wirkt sich positiv auf die Performance des gesamten Unternehmens aus. Es geht nicht darum, die abteilungsinterne Strategie vollkommen aufzugeben, sondern um Offenheit für ein gemeinsames Miteinander, damit ein optimales Ergebnis für alle erzielt wird.

Es ist deshalb Ziel eines jeden Unternehmens, eine echte Zusammenarbeit auf Augenhöhe zu unterstützten. So entsteht schlussendlich eine Arbeitskultur , die Anwendern und Kunden – und damit auch dem Unternehmen – die bestmöglichen Ergebnisse liefert. Ein Template System unterstützt Sie dabei.

IT und Marketing: Wie Teams gemeinsam von einem Template System profitieren

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