Es ist nicht immer leicht für CEOs und Management, den Überblick zu behalten. Unübersichtliche Strukturen, ein Übermaß an erforderlichem Mikromanagement oder zeitfressende Workflows erschweren den Blick fürs Wesentliche. Resultat sind ineffiziente Prozesse, die eine Entscheidungsfindung erschweren und Kosten in die Höhe treiben, sowie ein hohes Frustrationspotenzial bei Mitarbeitern. Es gestaltet sich als schwierig, das Unternehmen auf dem richtigen strategischen Kurs zu halten.
Erfahren Sie hier, wie und warum eine Software für Vorlagen Ihr Management bei der strategischen Planung unterstützt, Mitarbeiterfrust abbaut und vorhandene Ressourcen effizient, sowie zeitsparend einsetzt.
1. Einheitliche und fehlerfreie Dokumente
Mit einer Software für Vorlagen ist Ihre gesamte Bandbreite an Dokumenten standardisiert. Eine in der Regel zentrale Daten- und Vorlagenverwaltung sorgt dafür, dass falsche und veraltete Formulierungen oder Designs deutlich reduziert sind. Farben, Formatierungen und Wordings entsprechen 1:1 den firmeninternen Vorgaben.
Unternehmenstechnische Änderungen – z.B. bei Marken, Logos, Managementwechsel oder Adressen – werden meist nur ein einziges Mal an zentraler Stelle upgedatet. Die Distribution der neuen Inhalte erledigt die Software automatisch für alle Dokumente, Anwender und Firmenstandorte.
Die aktuellsten und korrekten Dokumentvorlagen stehen jedem Mitarbeitenden so innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Textmodule und Textbausteine garantieren, dass auch schriftliche Inhalte richtig und fehlerfrei wiedergegeben sind.
2. Automatisierte Prozesse sparen Zeit und Kosten
Die umfassende Automatisierung durch eine Software für Vorlagen reduziert nicht nur die Fehleranfälligkeit Ihrer Dokumente. Zudem werden zahlreiche, zeitintensive Arbeitsprozesse vereinfacht oder sogar komplett abgeschafft.
Vorlagensoftware erspart Ihren Mitarbeitenden z.B. das mühsame, händische Updaten von Vorlagen. Bei Top-Systemen führt eine Reihe logischer Dialogabfolgen Ihre Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch die für ein Dokument relevanten Stellen, während alle Standardtexte und -formatierungen vorab korrekt hinterlegt sind. Das langwierige Korrekturlesen von Briefen, Rechnungen oder Vertragstexten ist nicht mehr notwendig, da Mitarbeiter auf die relevanten Abschnitte fokussieren können.
Standardisierte und automatisierte Prozesse machen zudem das zeitintensive Programmieren von Individuallösungen redundant. Dies alles spart Ihrem Unternehmen nicht nur viel Zeit, sondern lang- und mittelfristig auch Kosten.
3. Mehr Sicherheit für Ihr Unternehmen
Hinter einer Software für Vorlagen stehen in der Regel Unternehmen mit einer langjährigen Erfahrung in der Entwicklung solcher Programme. Dies schafft Sicherheit, indem Ihr Unternehmen nicht mehr von einzelnen, individuellen Programmierern abhängig ist. Dies ist nur einer von vielen Vorteilen, welche Vorlagensoftwarelösungen im Vergleich zu Individualprogrammen haben.
Auch die Einhaltung rechtlicher, gesetzlicher oder ethischer Vorschriften – z.B. in punkto Datenschutz oder beim Aufsetzen von Verträgen – ist deutlich vereinfacht. Denn nicht selten ziehen rechtliche Fehler auch finanzielle Risiken für Unternehmen mit sich.
Mit Hilfe von Vorlagensoftware lassen sich rechtskonforme Vorgaben standardisieren und bei Bedarf rasch auf geänderte Gegebenheiten anpassen. Dies erleichtert die Arbeit von Rechtsabteilungen und Compliance-Teams, da die Zirkulation inkorrekter Formulierungen in rechtswirksamen Dokumenten stark eingeschränkt wird.
Berechtigte Anwender können relevante Dokumente bei Bedarf auch eigenständig rechtskonform halten. Somit liegt die Verantwortlichkeit dafür in den Händen jener Mitarbeitenden, die de facto dafür zuständig sind. Selbständigkeit fördert nicht nur die Mitarbeitermotivation: Auch das lästige Schnittstellen- oder Konfliktmanagement beim Vermitteln zwischen Abteilungen ist in diesem Fall nicht mehr notwendig.
4. Übersichtliche Strukturen und Berechtigungen
Die konsolidierte Vorlagenverwaltung sorgt dafür, dass Ihre Vorlagen und Dokumente an zentraler Stelle übersichtlich aufgelistet sind. Umfassende Rollen- und Berechtigungssysteme sind individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Auf diese Weise ist garantiert, dass jeder Mitarbeitende Zugriff auf genau jene Vorlagen hat, die er oder sie zur Verrichtung aller Tätigkeiten braucht. Im Idealfall sollte Ihre Vorlagensoftware dies sowohl im Online- als auch im Offline-Modus bewerkstelligen können.
Updates lassen sich zudem ohne langwierige Programmierungen durchführen. Damit können auf Wunsch auch berechtigte Mitarbeiter der Fachabteilungen Änderungen in Vorlagen erledigen. Es bleibt nicht mehr jede Kleinigkeit bei der IT-Abteilung hängen. Stattdessen verbleiben die Arbeitsprozesse bei jenen Mitarbeitern und Abteilungen, die über die tatsächliche Expertise verfügen.
Die Anzahl der Vorlagen ist bei Softwarelösungen meist drastisch reduziert, da die von ihr erstellten Templates über dynamische Elemente verfügen. Dies schafft eine ausgezeichnete Übersichtlichkeit und reduziert die oft frustrierende Suche nach den richtigen Vorlagen, Dokumenten oder Firmenvorgaben. Effizienz, Struktur und Zeitersparnis sind nur drei der langfristigen Vorteile, die sich daraus ergeben.
5. Mitarbeitende benötigen weniger Hilfe
Umfangreiche Tests und ein breiter Kundenstock haben es den Herstellern von Software für Vorlagen möglich gemacht, Best Practices herauszufiltern. Resultat sind übersichtliche Prozesse und eine intuitive Bedienung der Vorlagenlösung. Dies erleichtert Ihren Mitarbeitenden die Orientierung in der Software. Die erhöhte Benutzerfreundlichkeit schafft eine Bindung der Anwender an das System und das Arbeiten macht so auch mehr Freude.
Anwender brauchen meist weniger Unterstützung, da die Erstellung und Pflege von Dokumenten um vieles einfacher ist. Vormals eingefrorene Kapazitäten werden so wieder frei, z.B. in Ihrer IT-Abteilung. Die vorhandenen Mitarbeiterressourcen lassen sich effizienter als vorher einsetzen.
6. Vorlagensoftware stärkt Ihren Firmenauftritt
Ein einheitliches und korrektes Corporate Design stärkt den Wiedererkennungswert Ihrer Marken und Brands. So bleibt Ihr Unternehmen bei Kunden, Stakeholdern und Partnern besser im Blickfeld.
Verwässerungen der Corporate Identity sind aufgrund der automatisierten Prozesse beinahe gänzlich ausgeschlossen. Änderungen in der CI/CD werden zentral durchgeführt und innerhalb von Sekunden firmenweit und standortübergreifend an alle Mitarbeitenden verteilt. Dank der maßgeschneiderten Profilverwaltung sind alle Dokumente nicht nur standardisiert, sondern gleichzeitig individuell auf den relevanten Mitarbeiter oder Bearbeiter personalisiert.
Damit stärkt Software für Vorlagen Ihr Marketing, und zwar ohne zusätzlichen Aufwand. Weitere Vorteile von Vorlagensoftware für Ihr Marketing finden Sie hier.
7. Einfache Erstellung von Dokumenten in verschiedenen Sprachen
Ein Vorlagensoftwaresystem eignet sich insbesondere auch für international operierende Unternehmen. Integrierte Übersetzungshilfen sorgen dafür, dass Vorlagen, Dokumente und Textmodule rasch und einfach in verschiedenen Sprachen zur Verfügung stehen.
Die Sprache lässt sich in der Regel mit wenigen Klicks auf den jeweiligen Empfänger, Firmenstandort, User oder für eine bestimmte Marke anpassen. Dies erleichtert nicht nur die Korrespondenz mit Kunden, sondern auch interne Kommunikationsprozesse.
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