Dokumentvorlagen-Systeme sparen IT-Kapazitäten, die anderorts notwendiger gebraucht werden.

Eine Software für Dokumentvorlagen entlastet Ihre IT, indem sie diese von arbeitsintensiven (Support-) Aufgaben befreit. Kennen Sie den Vorfall, dass der IT-Support für programmierte Vorlagen Überhand nimmt? Verlangen Mitarbeiter ständig nach Änderungen oder Updates der firmeneigenen Dokumentvorlagen? Fressen diese und ähnliche Workflows regelmäßig einen großen Teil Ihrer IT-Kapazitäten auf?

In diesem Artikel zeigen wir auf, wie IT-Abteilungen durch Vorlagensoftware unterstützt werden. Dokumentvorlagen-Systeme helfen nicht nur dabei, Arbeitsvorgänge effizient zu planen, sondern diese auch zu vereinfachen. Kein Wunder, dass täglich mehr IT-Abteilungen beginnen, Vorlagensoftware zu lieben.

1. Dokumentvorlagen-Systeme reduzieren den Aufwand für IT-Support

Mit Vorlagensoftware lassen sich standardisierte und firmenkonforme Dokumente schnell und ohne großen Aufwand erstellen. Die in der Regel einfache Bedienung sorgt dafür, dass Mitarbeiter selbständiger arbeiten können und weniger IT-Support beanspruchen (müssen).

Da das Updaten und die Pflege von Vorlagen, Firmendaten oder Textmodulen oft keine Programmierung benötigt, können diese Arbeitsvorgänge auf Wunsch auch von berechtigten Mitarbeitern außerhalb von IT übernommen werden.

2. Automatisierte, individuelle Bereitstellung von Vorlagen

Viele Dokumentvorlagen-Systeme verfügen über dynamische Elemente. Dadurch lassen sich Templates flexibel anpassen, was die Anzahl an notwendigen Vorlagen deutlich reduziert. So wird auch eine bessere Übersicht über alle firmenweiten Templates gewahrt.

Mitarbeitende können einzelne Dokumente innerhalb von Sekunden im jeweils aktuellsten Corporate Design erstellen. Diese sind automatisch personalisiert und werden mit den korrekten Inhalten bereitgestellt. Gibt es Updates an Dokumentvorlagen, erledigen Vorlagensysteme die Verteilung der Neuerungen automatisch.

3. Übersichtliche Autorisierungs- und Berechtigungssysteme

Vorlagensoftware-Systeme stellen Dokumente und Vorlagen unter Berücksichtigung des hinterlegten Rollen- und Berechtigungssystems individuell zur Verfügung. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter online einen automatischen Zugriff auf die für ihn berechtigten Vorlagen. Bei einem Top-Vorlagensystem ist dies übrigens auch im Offline-Modus der Fall.

4. Dokumentvorlagen-Software schließt Sicherheitslücken

Die meisten Vorlagensysteme lassen keine Makros zu. Dadurch erhöht sich die Betriebssicherheit und weitere Sicherheitslücken werden geschlossen. Die mit einer Dokumentvorlagen-Software erstellten Schriftstücke oder Statistiken sollten immer frei von Referenzen auf Server oder URLs sein. Damit werden keine sensiblen Informationen an dritte Parteien oder nach außen weitergetragen.

Mit Vorlagensoftware lässt sich eine firmenweite Strategie für Dokumentvorlagen sehr einfach implementieren, und das ohne extra Aufwand durch IT. Möchten Sie wissen, wie Vorlagensoftware Ihr Marketing vereinfacht? Dann lesen Sie hier weiter. Darüber hinaus schafft Vorlagensoftware auch mehr Rechtssicherheit.

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