Document Creation & Templates: Diese Vorlagensoftware-Arten gibt es!

Der Schwerpunkt von Vorlagensoftware liegt im Bereich Document Creation. Es dreht sich hier alles um die Bereitstellung von konformen Firmendokumenten. Dies geschieht auf Grundlage sogenannter Templates (Vorlagen). Deren Hauptaufgabe ist es, Firmendokumente fehlerfrei und komplett wiederzugeben.

So funktioniert eine Vorlagensoftware

Mit Hilfe von Templates werden viele menschliche Fehler auf Dokumenten automatisch korrigiert. Sind die speziellen Vorlagen erst programmiert, können sie standardmäßig an jedem Firmenstandort, jeder Abteilung und von jedem Mitarbeiter eingesetzt werden. Praktisch für internationale Unternehmen ist, dass viele Vorlagenprodukte ihren Service auch in multiplen Sprachen anbieten. Einheitlich, aber gleichzeitig individuell: Eine gute Template Software vereinheitlicht nicht nur das Corporate Design Ihres Unternehmens. Sie sorgt zudem dafür, dass die jeweils relevanten individuellen Kontaktdaten auf allen Dokumenten korrekt dargestellt sind. Die Einbindung der Daten erfolgt in der Regel über zentrale Adressschnittstellen.

Vorlagen für Textprogramme

Ein Großteil der Vorlagensoftware-Produkte ergänzt Microsoft Office in verschiedenen Versionen und Ausprägungen. Zusätzlich sind Document Creation Systeme für LibreOffice, OpenOffice, G-Suite u.a. am Markt erhältlich. Besonders viele Lösungen existieren für den Bereich der Textverarbeitung, wie z.B. für Word oder andere Textprogramme. Sie reduzieren Fehler bei gleichzeitiger Erhöhung der Qualität von Briefen, Verträgen, Rechtsschriften oder Angeboten. Manche Produkte beinhalten auch sogenannte Textbausteine. Damit können User Textpassagen (und teilweise auch Bilder) individuell abspeichern, um sie bei wiederkehrenden Schriftstücken rasch einzufügen. Auch können diese mit anderen Usern oder sogar mit ganzen Abteilungen geteilt und gemeinsam verwendet werden.

Vorlagen für Outlook, PowerPoint und Excel

Einige Hersteller stellen Textbausteine auch für Outlook oder andere Email-Programme bereit. Weitere Vorteile einer Document Creation Software für E-Mails sind vereinheitlichte Signaturen, sowie ein zentrales Adressmanagement. Ist Ihr Unternehmen mit eMarketing aktiv? Dann ist ein Produkt, welches Email-Kampagnen unterstützt, Ihre bevorzugte Wahl. Damit lassen sich datumsgesteuerte Bild- oder Textkampagnen für Messen, Events oder Werbezusätze in Emails einfach und effizient erstellen. Vorlagensoftware gibt es zudem für standardisierte Präsentationen, sowie Statistiken und Kalkulationssheets (Excel u.a.).

Automatisierte Document Creation: Weitere Features

Einige Produkte zeichnen sich durch weitere wertvolle Features aus:

• Integration in Fachapplikationen, CMS und andere Dokumentenmanagement-Systeme
• Integration von Bild- oder Foliengalerien
• Berechtigungssysteme
• Wizards für fragengestützte und automatisierte Dokumenterstellung
• Einbindung von externen Adressquellen und Datenbanken
• Integration in Verzeichnisdienste wie Active Directory, LDAP u.a.
• Cloud- und App-Lösungen

Manche Produkte sind als Document Creation Server erhältlich. Diese ermöglichen den prozessgesteuerten Massenoutput von personalisierten, CI-/CD-konformen Dokumenten wie Kontoauszügen, Bescheiden oder Behördenverfügungen. Lesen Sie hier, welche weiteren Vorteile eine Vorlagensoftware für Ihr Unternehmen hat. Ja nach Anforderungen und Art Ihres Unternehmens kann sich das eine oder andere Vorlagensoftware-Produkt für Sie von der Masse abheben. Klicken Sie sich durch das vorlagen.software Produktverzeichnis und kontaktieren Sie die unterschiedlichen Hersteller!